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¿Cómo sacarle el máximo partido a un evento?

Cuando eres una empresa pequeña, acudir a un evento para dar a conocer tu empresa o productos es una acción de comunicación muy buena. Pero muchas veces nos inundan las preguntas cuando te llega la invitación a un evento.

Cuando digo invitación, no quiere decir que la empresa organizadora te invite sin más y no pagues, esas ocasiones se dan bastante poco. Te piden lógicamente dinero por poner un stand, pero quieren contar con tu empresa en el evento. ¿Voy o no voy? ¿Me sale rentable? ¿Es viable de aquí a esa fecha?



Te voy a exponer cosas a tener en cuenta cuando te llega la invitación a un evento y cosas que deberías preguntarle a los organizadores antes de liarte la manta a la cabeza. Porque es importante que sepas con claridad si vas a rentabilizar tu asistencia y el esfuerzo que vas a hacer se vea compensado.
  • ¿Qué público va al evento? ¿Coincide con mi público objetivo? El perfil de los asistentes debe coincidir con tu público objetivo. ¿Los asistentes pagan por la entrada, solicitan una invitación y están interesados en asistir o es un eventos gratuito donde tiene cabida todo el mundo? Es imprescindible que sepas qué tipo de público te vas a encontrar en el evento. No te sirve de nada, si eres una empresa de zapatos de novia, asistir a un evento gratuito donde vayan 2000 personas y que sea en el salón de celebraciones del pueblo donde te encuentres a las abuelas con los niños correteando por ahí. Vale, mucha gente, pero nadie interesado en mi producto. Todo el esfuerzo, gasto de dinero y tiempo para nada. 
  • ¿Cuáles son los canales de comunicación del evento? ¿Va a tener suficiente repercusión y está bien enfocada la comunicación del evento? Tienes el derecho y la necesidad de conocer este dato de antemano. Si te dicen que lo van a comunicar en radio, prensa y que tienen una base de datos de más de 2500 personas interesadas en asistir ¡es un chollo! Si es un evento organizado en el que entre las marcas tenéis que hacer el esfuerzo de comunicación para invitar a la gente... ¿en qué se está invirtiendo el dinero que estoy pagando por la organización y alquiler del espacio?
  • ¿Que estimación de asistencia habrá al evento? Muy importante, junto con el dato del público objetivo. Pero sigo dándole mayor prioridad a los eventos donde la cantidad no es tan importante como la calidad del público. Si van demasiados asistentes, igual tengo que hacer más gastos en contratar a personal que sea capaz de atender a tantos visitantes.
  • ¿De cuánto espacio dispongo? ¿Pared? ¿Algo adicional? ¿Qué tengo que llevar? Este es el mayor dolor de cabeza días antes de que se celebra el evento. Tu ya tienes todo preparado y cuando llegas al lugar donde expones te das cuenta de que no puedes colocar nada de lo que tenías preparado. Intenta visitar el lugar donde expones y el sitio exacto y organiza tu espacio en función de eso, si no todo el trabajo habrá sido en vano. Ten en cuenta los puntos de enchufes, desniveles en el suelo, la iluminación o si vas a pasar frío o calor. ¡Me agradeceréis mucho estas últimas tonterías que os digo! jejeje
  • ¿Cuándo, cómo y dónde se puede hacer la carga y descarga del material que voy a llevar? Llegad con tiempo, preguntad siempre dónde y a que hora se puede hacer el montaje y desmontaje. Es el momento más crítico del evento y que mayor esfuerzos requiere por tu parte. Pegar 18 viajes cargando cajas al coche mal aparcado con las luces de emergencia puestas mientras otras 25 empresas hacen lo mismo suele llevar a caos, retrasos y que no podamos solucionar problemas de última hora. ¡¡Tenedlo muy en cuenta!! Os vais a acordar de mi...
5 consejos para sacarle el máximo provecho al evento:
  1. Cuidar mucho la imagen. Tu producto puede ser muy bueno y tu puedes ser el mejor comercial del mundo vendiendo la empresa, pero ¡¡los asistentes están sobresaturados!! pocos se acercarán por su propia voluntad a no ser que tengan un tremendo interés en saber sobre ti. La imagen del stand debe ser pensada para que llame la atención y que de un vistazo entiendan sobre qué es la empresa. Tu identidad muy visible y siempre debes mostrarte con la disposición a querer informar. Parece que digo cosas muy obvias pero no sabéis la de gente que he visto sentada en un evento en una silla y sin ganas de dar el 100%. 
  2. Qué aportar a los asistentes. Lo más común es que no consigas hablar ni con la mitad de la mitad de los asistentes y que cuando ellos vayan por el tercer pasillo ya no se acuerden ni quien era quien con quien han hablado. Llegan a casa y tienen un cacao mental de ciudado. ¿Lo mejor? Prepararles un Kit con tarjeta de contacto, folleto claro y conciso de lo que trata tu empresa, algún detalle y siempre con el formato más original que se te presente. Igual no se quieren parar a escucharte, pero alarga el brazo al máximo de asistentes posibles, entrégale la información con una sonrisa e igual mañana tranquilamente se metan en tu tienda online a cotillear. ¡Ya has hecho tu trabajo!
  3. Cómo captar clientes potenciales y sus contactos. Es muy importante ver un evento como una inversión en la que me llevo el contacto de ese publico objetivo que asiste. ¿Cómo se hace eso? Organiza un sorteo o ofrece una oferta invitando a la gente a que te deje su mail, siempre con el consentimiento de que vas a introducirlos en una base de datos ampliándoles la información sobre vuestros servicios. Si has conseguido 300 mails en un evento y los has metido en tu lista de Newsletter tienes mucho trabajo hecho, y bien hecho.
  4. Saca un hueco para hablar y conocer a los demás expositores. Es algo que caso siempre se me olvida, pero lo veo de vital importancia. No veas a los demás como tu competencia, haz amistades, interesate por las demás empresas. Muchas veces, los contactos más rentables que puedes hacer en eventos es con otras empresas y empezar a colaborar con ellos o que ellos te recomienden si les gusta tu trabajo. Suelen ser personas del mismo gremio, con lo que la colaboración está servida. 
  5. Ofrece ofertas interesantes o regalos para cerrar clientes ese mismo día. Una técnica genial para algunas empresas es captar clientes en ese día ofreciendo descuentos. Eso hará que la decisión de compra o contrato sea efectiva mediante un poco de presión. 

¿Qué mas cosas añadiríais?

3 comentarios:

  1. Geniales, como siempre ;) ¡Lo aplicaremos en todos nuestros eventos!

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  2. Muy interesante :D. Gracias http://ideascadoca.blogspot.com.es/

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